Il nostro scopo principale è consegnare le vostre email, e quindi lavoriamo costantemente per farlo al meglio ed evitare che arrivino nella cartella "posta indesiderata (spam)" dei vostri iscritti.
Di seguito alcuni degli aspetti che ci consentono di raggiungere questo scopo:
Monitoraggio Blacklist
Controlliamo continuamente le blacklist più diffuse per assicurarsi che i nostri IP non siano presenti.
Nel raro caso di presenza di un nostro IP in una blacklist viene fatto uno smistamento automatico su altri IP per tutto il periodo necessario alla gestione e rimozione (delisting) dalla blacklist.
Reputazione degli IP
Usiamo IP di invio condivisi tra i clienti così da raggiungere volumi sufficienti per poter costruire un punteggio di reputazione valido con i server riceventi: è infatti necessario un flusso più o meno costante di email quotidiano ed un volume abbastanza elevato per comparire nei sistemi di reputazione e riuscire ad ottenere buoni punteggi. I filtri antispam sono diffidenti verso tutti gli IP che non compaiono nei database di reputazione.
Utilizziamo centinaia di IP per l'invio delle email suddivisi in blocchi assegnati direttamente a VOXmail ed allocati su provider differenti al fine di proteggere i nostri IP dalla cattiva reputazione degli IP "vicini".
Ogni volta che aggiungiamo IP alla nostra rete di invio effettuiamo il warm-up (riscaldamento) che consiste nel cominciare ad inviare quotidianamente pochi messaggi ed aumentare il volume di invio progressivamente nell'arco di vari giorni/settimane per arrivare a regime: in questo modo riusciamo a costruire in breve tempo una buona reputazione per tutti gli IP
Autenticazione dei messaggi
Utilizziamo i più diffusi sistemi di autorizzazione e autenticazione dell'email: i nostri domini sono autorizzati tramite protocollo SPF (Sender Policy Framework) e tutte le email che inviamo sono firmate con il protocollo DKIM (Domain Keys Identified Mail), senza che sia necessaria alcuna configurazione da parte del cliente.
Relazioni con i provider
Accordi con i principali provider italiani e internazionali (Hotmail, Yahoo, Libero e altri...) ci aiutano ad evitare inserimenti in blacklist accidentali, monitorare i tassi di consegna, automatizzare la gestione delle disiscrizioni (List-Unsubscribe)
La gestione automatizzata di FBL (Feedback Loops) e del JMRP (Junk Mail Reporting Program) ci consentono di gestire tempestivamente le segnalazioni di spam/abuso provenienti dai provider riceventi e di identificare immediamente eventuali clienti "problematici" i cui invii potrebbero danneggiare la reputazione dei nostri server.
Ottimizzazioni specifiche per provider
Ciascun provider utilizza propri metodi per difendersi dallo spam, quindi per ottimizzare la velocità di invio e i tassi di consegna utilizziamo delle politiche di invio personalizzate per ciascun server ricevente.
Alcuni provider non tollerano velocità di invio troppo elevate, altri sono invece sensibili al numero di connessioni contemporanee.
Personalizzazione dei messaggi
Tutte le email spedite da VOXmail sono differenti (personalizzate) e inviate separatamente l'una dall'altra: ciascun utente è indicato come destinatario (To:) dell'email che riceve compreso il suo Nome e Cognome (se è stato caricato nel database): questo aumenta le probabilità che il messaggio non venga classificato come spam e che il lettore non la identifichi come tale.
Le email possono anche essere personalizzate nei contenuti (e.g: "Ciao Marco...."), tecnica che permette di diminuire ulteriormente le possibilità di classificazione come spam.
Pulizia automatica della lista
L'invio di email verso caselle che non esistono più o che non sono mai esistite viene considerato da tantissimi sistemi antispam come un fattore molto negativo che abbassa la reputazione del mittente. In alcuni casi le caselle abbandonate vengono trasformate in vere e proprie "spam trap", ovvero caselle civetta utilizzate per classificare come spammer chiunque scriva a tali indirizzi.
VOXmail gestisce automaticamente i bounce (gli errori di consegna) riconoscendo con precisione migliaia di messaggi di errore e disabilitando gli indirizzi problematici dalla vostra lista in maniera "intelligente" così da evitare di perseverare nell'invio che pregiudicherebbe la consegna delle rimanenti email.
L'auto-disabilitazione (termine con cui viene identificata questa gestione) in alcuni casi avviene immeditamente dopo aver ricevuto l'errore mentre in altri casi, quando l'errore è meno specifico, può avvenire dopo un numero maggiore di errori in un determinato periodo di tempo: le logiche esatte di auto-disabilitazione vengono ottimizzate periodicamente dai nostri tecnici.