In commercio esistono diverse soluzioni per aiutarvi nel compito di inviare le comunicazioni ai vostri utenti o clienti.
Possiamo dividere queste soluzioni in due tipologie principali, considerando la tipologia tecnologica di prodotto: il software/programma di gestione newsletter e il servizio online (anche chiamato SaaS: Software as a Service).

Per scegliere quale sia la soluzione migliore da adottare per le vostre esigenze è necessario spiegare al meglio le differenze tra queste due categorie.

Nella categoria dei software di spedizione newsletter rientrano tutti quei prodotti che vengono distribuiti (in genere mediante download dal sito del produttore oppure acquistando un pacchetto che comprende il CD-ROM con il programma), devono essere installati su una macchina di proprietà dell'utente che li acquista e vengono eseguiti all'interno di questa macchina (che quindi si sobbarca tutti gli oneri derivanti dal processo di spedizione).
Nella categoria dei servizi rientrano invece le soluzioni che sono gestite da strutture di un fornitore di servizi, che mette a disposizione dell'utente che ne ha necessità le sue macchine e il suo sistema (preconfigurato e ottimizzato per il servizio che deve eseguire).

Se da un lato la prima soluzione può dare l'impressione di un maggior controllo di quanto avviene durante il processo di invio, da un lato è evidente che lo sforzo in termini di setup e manutenzione è sicuramente maggiore, dovendo preoccuparsi di installare il prodotto nella macchina che lo dovrà eseguire (che deve soddisfare determinati requisiti e deve in genere essere preparata all'invio configurando alcune opzioni del nostro sistema operativo) e di seguire le eventuali problematiche (sia di natura tecnica che operativa) che si vengono a creare durante l'esecuzione.
Da notare infatti che l'attività specifica di invio newsletter comporta diversi sforzi per avere un servizio efficiente: da un lato bisogna ottimizzare la velocità di invio (in particolare se si ha un database di iscritti particolarmente importante) e dall'altro garantire la maggiore diffusione possibile delle nostre mail (delle politiche non corrette di spedizione possono portare velocemente ad essere inseriti in black-list anti spam, con la diretta conseguenza di vedere consistenti porzioni di iscritti che non riescono più a leggere le nostre notizie).

Inoltre alcune tecniche per gestire la tracciabilità delle aperture e dei link, e la gestione ottimale di iscrizioni e disiscrizioni, prevedono la presenza di un server attivo in maniera permanente in rete e sempre raggiungibile, cosa non sempre possibile in installazioni casalinghe.

L'unico motivo reale che può portare in alcuni casi a preferire l'installazione di un software invece dell'utilizzo di un servizio riguarda la memorizzazione del database degli iscritti e di conseguenza della loro proprietà: se nel caso di un software fisicamente installato nella macchina del cliente è evidente che i dati sono ad esclusiva disposizione dello stesso spesso non si può dire lo stesso dei servizi fornite da terze parti, che avendo i dati su proprie macchine potrebbero usarli per propri scopi.

Questo non avviene con VOXmail!
Tutti i dati che vengono memorizzati sui nostri server sono di proprietà del cliente, a partire dal database iscritti fino alle singole newsletter inviate. Inoltre in qualunque momento è possibile esportare una copia completa dell'elenco iscritti.
Inoltre in nessun caso i dati dei vostri iscritti verranno utilizzati da VOXmail per inviare comunicazioni estranee al vostro servizio.

Per finire, per quanto riguarda i costi, questi ovviamente dipendono molto dalla soluzione adottata e dalle specifiche offerte dei fornitori. Considerando che in genere l'acquisto di un software è una spesa unica, mentre la fruizione di un servizio avviene tramite pagamento di un canone periodico o tramite tariffazione a consumo, se il numero di mail è rilevante i costi diretti sono probabilmente a favore dell'acquisto di un software.

Ovviamente è importante considerare che per quanto riguarda il software non vengono presi in considerazione i costi dell'hardware (di norma già di proprietà del cliente), i costi di installazione e manutenzione (che per liste importanti potrebbero diventare anche superiori ai costi del software stesso) e quelli della banda necessaria per inviare il flusso di mail.

Riepilogando: