GDPR: nuove funzionalità per VOXmail

Oggi è stato rilasciato un aggiornamento piuttosto corposo di VOXmail. La data di rilascio non è ovviamente casuale, il 25 maggio 2018 infatti entra in vigore il GDPR, il Regolamento Generale per la Protezione dei Dati, che tanto ha fatto discutere in questi mesi.

Come sempre abbiamo voluto indagare a fondo sulle questioni correlate all'entrata in vigore di questo nuovo regolamento, in maniera da dare ai nostri utenti gli strumenti migliori per ottemperare alle richieste dello stesso, senza però appesantire l'interfaccia del sistema e senza creare inutile panico attorno ad una normativa che da tanti punti di vista non è poi così dissimile da quella italiana attiva da anni, almeno per quel che riguarda il mondo dell'email marketing.

Da oggi dunque noterete una serie di piccole e grandi differenze nei vostri pannelli utente.

Tracciamento dei consensi

Il GDPR, al pari della normativa precedente, richiede che gli utenti rilascino un consenso allo specifico trattamento dati e che tale consenso sia verificabile.

VOXmail da sempre salva i dati (ip, data e ora di registrazione) relativi ai consensi raccolti tramite gli strumenti della piattaforma.

Da oggi questi dati saranno facilmente accessibili in ogni momento, sia per quel che riguarda il singolo utente, sia per l'intera lista contatti.

Accedendo al dettaglio dell'utente potremo dunque verificare immediatamente data e ora del consenso e indirizzo IP della conferma (confirmed opt-in).

Se invece abbiamo bisogno di avere una visione di insieme, sarà sufficiente andare nella sezione Account > Status e cliccare sul nuovo pulsante "Esporta database contatti": il csv scaricato conterrà anche informazioni sul primo consenso ottenuto e anche sull'eventuale ultimo rinnovo dello stesso.

Sempre per facilitare le operazioni relative alla gestione degli utenti in base al consenso ottenuto, abbiamo inserito un nuovo filtro, "data ultimo consenso", che consente di isolare gli utenti in base alla data in cui hanno prestato il consenso, operazione utile anche per verifiche relative alle scadenze dello stesso.

Gestione dell'informativa privacy

Nella sezione Impostazioni > Minisito sarà possibile, come lo era in passato, inserire la propria informativa privacy.

Lo strumento è cambiato sensibilmente: non esiste più un sistema di auto-composizione minima, perché riteniamo importante che ogni realtà si doti, se non ne è già provvista, di una propria informativa, studiata sulle necessità e sulla realtà dei trattamenti effettuati, come richiede il GDPR.

Nel contempo sappiamo quanto questo sia difficile per le piccole realtà, dove le risorse e il tempo sono un bene assai prezioso: abbiamo comunque predisposto un "template" che può essere usato come base per le vostre policy, fermo restando la necessità di considerare con attenzione i punti proposti e procedere alle dovute personalizzazioni.

Lo strumento di gestione dell'informativa privacy ha anche la possibilità, tutta nuova, di tenere traccia delle informative precedenti, qualora queste siano state accettate da almeno un utente in fase di iscrizione.

Questo consente di rintracciare facilmente la singola privacy policy accettata da un determinato utente al momento dell'iscrizione o del rinnovo.

Conferma dei propri dati e del consenso

In alcuni specifici casi può essere necessario richiedere agli utenti di modificare o completare i propri dati di profilo.

Riteniamo importante che in quel momento sia nuovamente proposta all'utente l'informativa privacy (che potrebbe essere stata modificata rispetto a quella accettata all'iscrizione) e che dunque, in pratica, rinnovi il consenso al trattamento.

Abbiamo dunque previsto uno speciale link di sistema che potete inserire nelle vostre newsletter e che porta direttamente alla pagina del minisito dedicata alla modifica del profilo.

Dunque, inserendo in un qualsiasi link la dicitura [profile_edit_link] oppure selezionando dalla tendina apposita la voce "Link speciale: modifica o conferma dati di iscrizione" otterrete l'effetto desiderato.

Importante: il semplice clic sul link generato da [profile_edit_link] non subirà alcun tracciamento (non comparirà nell'elenco dei clic e quindi cliccare su quel link di "servizio" non verrà considerato un clic della newsletter). Solamente quando l'utente clicca sul pulsante "Conferma dati iscrizione" presente nella pagina collegata il sistema terrà traccia automaticamente di questo nuovo consenso.

Gestione selettiva dei moduli iscrizione

Rivedendo tutte le procedure relative a consenso e informativa privacy, abbiamo inserito, per il momento unicamente per gli account registrati dal 25 maggio in poi, la possibilità di attivare e disattivare selettivamente le varie modalità di iscrizione.

Questa funzione, che sarà estesa in seguito anche ai vecchi account, consente, qualora sia stata inserita una privacy policy, di attivare e disattivare le funzioni di iscrizioni da link semplice, da modulo html esterno, da API/plugin Wordpress e da Facebook.

In questa maniera si ottiene il completo controllo delle fonti di registrazione, in maniera semplice e precisa.

Gestione delle password degli utenti

Sempre per i nuovi account è stata eliminata la gestione (oramai residuale) delle password per gli utenti iscritti.

Al momento dunque l'accesso degli utenti ai propri profili avviene tramite link univoci mandati direttamente alle caselle email dell'utente stesso, eliminando del tutto la gestione di un dato non utile al trattamento.

I vecchi account che ne fanno uso manterranno comunque la funzionalità, per il momento.

Il percorso è appena iniziato

Il 25 maggio non è sicuramente una data di arrivo, ma un punto di partenza.

VOXmail ha altre novità in cantiere, che rilascerà nei prossimi mesi, inoltre in questi giorni stiamo rivedendo tutta l'infrastruttura interna, per renderla sempre più reattiva, sicura e rispondente ai requisiti delle normative europee in merito.