La scelta del mittente: chi credete di essere?

Il mittente è uno dei 2 fattori che influenza la decisione di un lettore di aprire o meno una email. E' quindi fondamentale scegliere con cura quale email e quale nome utilizzare nello spedire le nostre comunicazioni.

Le regole fondamentali per la scelta del nome del mittente sono:

1. Utilizzare un nome riconoscibile: è fondamentale che il ricevente capisca subito che colui che scrive è qualcuno che lui conosce e al quale ha accordato il permesso di scrivergli.
2. Utilizzare un nome corto, e tenere la parte più importante a sinistra. Molti utenti leggeranno la posta con un client che ha uno spazio limitato per la visualizzazione del mittente. Spesso oltre i 10-20 caratteri il testo viene troncato. Evitate di utilizzare nome mittenti come "Dipartimento grandi clienti Pippo Company" preferendo piuttosto un "Pippo Company - Dip. Grandi Clienti".
3. Mettetevi nei panni dei riceventi: se scrivete ad alcuni colleghi potete utilizzare "Servizio Clienti" o "Ricerca e sviluppo", ma se scrivete ad un cliente assicuratevi di specificare l'azienda. "Nome Azienda - Servizio Clienti" e "Nome Azienda - Ricerca e sviluppo" saranno più appropriati.
4. Personale? probabilmente meglio impersonale. Se siete un personaggio noto e il vostro interlocutore vi conosce, conosce il vostro nome e cognome allora mandare una email personale ed usare il proprio nome e cognome come mittente, magari sempre associato al nome dell'azienda, può ottenere risultati ottimi, ma nella stragrande maggioranza dei casi i riceventi non non riconosceranno il vostro nome, di conseguenza l'unica chance rimanente prima di decidere di cancellarla sarà il subject.
5. Costanza: una volta scelti l'indirizzo email e il nome mittente dovrete cercare di mantenerli nel tempo, o per lo meno, di mantenerne una parte riconoscibile. Dovrete cercare di essere aggiunti alla rubrica degli utenti per assicurarvi di superare i blocchi antispam, e cambiare l'indirizzo email mittente ad ogni comunicazione renderebbe questo compito molto più difficile. Dovrete fornire un motivo ai vostri destinatari perchè decidano di aggiungervi in rubrica.

Per quanto riguarda l'indirizzo email del mittente il discorso è similare, con alcune peculiarità. In questo caso il nome del "marchio" o dell'azienda devono già essere presenti nel dominio, quindi dovremo preoccuparci della sola parte "locale" dell'indirizzo email.

1. Assicurarsi che l'indirizzo email mittente sia un indirizzo reale e non un " " o " ". L'email è uno strumento di conversazione, non uno strumento di broadcast: è fondamentale coinvolgere il proprio interlocutore. Se proprio non lo si vuole coinvolgere almeno non sbattetegli la porta in faccia. Se non avete tempo e voglia di leggere le risposte dei vostri interlocutori come pensate che loro possano aver voglia e tempo di leggere ciò che gli avete scritto? Gmail recentemente ha introdotto una nuova funzionalità per la quale le immagini, bloccate di default, verranno visualizzate in automatico nel caso in cui il destinatario abbia scritto al nostro indirizzo almeno due volte.
2. Usare una abbreviazione del dipartimento o del tipo di comunicazione che si sta inviando è generalmente più efficace rispetto all'uso di un più classico "info".
3. Esplicitare la sorgente/campagna o il dominio tramite il quale è stato ottenuto il consenso: o potrebbero essere più riconoscibili da parte di un mittente che non ha idea chi sia "dominio.com" ma si ricorda di aver aderito a "miacampagna" o conosce "miopartner".
4. Se proprio non avete una idea migliore potreste scoprire che ripetere il nome del marchio o dell'azienda può dare risultati migliori rispetto a "info" o all'uso di un nome proprio. e.g: